Einfache Buchhaltung – passt sie zu deiner Einzelfirma?
Du startest als Freelancer oder Selbständige:r in der Schweiz und fragst dich, ob du wirklich eine aufwändige Buchhaltung brauchst? Die gute Nachricht: Für die meisten Einzelfirmen reicht die einfache Buchhaltung vollkommen aus – zumindest am Anfang. Hier erfährst du, wann sie passt und wann du aufpassen musst.
Was ist die einfache Buchhaltung?
Die einfache Buchhaltung – auch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder liebevoll «Milchbüchleinrechnung» genannt – ist die schlanke Form der Buchführung nach Schweizer Recht. Das Prinzip ist simpel:
Am Jahresende stellst du alle Einnahmen den Ausgaben gegenüber – fertig. Keine Bilanz, keine doppelte Buchführung, keine T-Konten. Die gesetzliche Grundlage dafür ist Art. 957 Abs. 2 OR (Obligationenrecht).
Bin ich überhaupt berechtigt?
Die einfache Buchhaltung ist nicht für jeden. Du musst beide Bedingungen erfüllen:
Du hast eine Einzelfirma
GmbH und AG müssen immer doppelte Buchhaltung führen – unabhängig vom Umsatz.
Jahresumsatz unter 500'000 CHF
Massgebend ist der Bruttoumsatz – nicht der Gewinn. Über dieser Grenze wird die doppelte Buchführung Pflicht.
Kollektivgesellschaften (z. B. zwei Personen ohne GmbH) dürfen die einfache Buchhaltung ebenfalls nutzen, solange der Umsatz unter 500'000 CHF bleibt.
Was musst du konkret aufzeichnen?
Das Gesetz verlangt drei Dinge (Art. 957 Abs. 2 OR):
Einnahmenjournal
Alle eingegangenen Zahlungen chronologisch aufgelistet – Datum, Betrag, Beschreibung. Dein Kontoauszug reicht in vielen Fällen als Grundlage.
Belege für Einnahmen: Jede Einnahme braucht einen Nachweis – z. B. die von dir ausgestellte Rechnung (Ausgangsrechnung), eine Zahlungsbestätigung oder einen Kontoauszug-Eintrag. Ohne Beleg ist die Buchung im Steuerfall nicht anerkannt.
Ausgabenjournal
Alle bezahlten Rechnungen und Spesen – ebenfalls chronologisch.
Belege für Ausgaben: Für jeden Eintrag brauchst du einen Originalbeleg – Lieferantenrechnung, Quittung, Kassenbon oder Kreditkartenbeleg. Digitale Belege (z. B. PDF-Rechnungen per E-Mail) sind rechtlich gleichwertig, solange sie lesbar und vollständig gespeichert sind. Alle Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR).
Vermögenslage
Eine periodische Aufnahme deines Vermögens und deiner Schulden. Für die meisten Freelancer bedeutet das schlicht: Kontostand + offene Rechnungen + allfällige Schulden.
Faustregel: Kein Eintrag ohne Beleg – kein Beleg ohne Eintrag. Wer Belege von Anfang an digital erfasst und ablegt, spart sich am Jahresende viel Sucharbeit.
Und was ist mit der Mehrwertsteuer?
Die Buchhaltungsform (einfach vs. doppelt) und die MWST-Pflicht sind zwei separate Themen – die MWST-Grenze liegt tiefer:
Umsatz unter 100'000 CHF
Du stellst Rechnungen ohne MWST. Kein Abrechnungsaufwand mit der ESTV. Freiwillige Registrierung ist möglich (z. B. um Vorsteuer zurückzufordern).
Umsatz 100'000 – 500'000 CHF
Du musst dich bei der ESTV anmelden und MWST (8.1 %) auf deinen Rechnungen ausweisen – kannst aber vereinfacht (Saldosteuersatz) abrechnen.
Erwartest du, die 100'000-CHF-Grenze bald zu erreichen? Melde dich frühzeitig freiwillig an – so kannst du ab dem ersten Tag Vorsteuer auf deine Geschäftsausgaben zurückfordern.
Wann reicht die einfache Buchhaltung nicht mehr?
Die einfache Buchhaltung hat klare Grenzen. Achte auf diese Warnzeichen:
Umsatz nähert sich 500'000 CHF
Überschreitest du die Grenze, musst du ab dem nächsten Geschäftsjahr auf doppelte Buchführung umstellen. Bereite dich rechtzeitig vor.
Du planst einen Bankkredit
Banken verlangen für Kreditanträge in der Regel eine vollständige Bilanz und Erfolgsrechnung. Eine Einnahmen-Ausgaben-Liste reicht hier nicht.
Bedeutende Vermögenswerte oder Schulden
Fahrzeuge, Maschinen, Lagerware oder Darlehen sollten sauber aktiviert bzw. passiviert werden – das geht mit einfacher Buchhaltung nur bedingt.
Du möchtest fundierte Unternehmensplanung
Ohne Kreditoren- und Debitorenverwaltung fehlt dir der Überblick über offene Forderungen und Liquidität – und damit eine solide Basis für Entscheidungen.
Selber machen oder Profi beauftragen?
Das Schöne an der einfachen Buchhaltung: Du hast die Wahl.
Selber machen
Option 1
- Kein Fachwissen nötig
- Geringe Kosten (App oder Excel)
- Voller Überblick jederzeit
- Zeitaufwand liegt bei dir
Vom Profi erledigen lassen
Option 2
- Fehlerfreiheit durch Fachperson
- Oft günstiger als bei doppelter Buchführung
- Steueroptimierung inklusive
- Kosten: ca. CHF 800–1'500 / Jahr
Fazit
Für den Start mit einer Einzelfirma in der Schweiz ist die einfache Buchhaltung in den meisten Fällen vollkommen ausreichend. Sie ist gesetzlich erlaubt, schnell gelernt und hält den administrativen Aufwand klein.
Plane dennoch voraus: Wenn dein Umsatz wächst, du einen Kredit brauchst oder du eine GmbH gründen möchtest, wirst du früher oder später auf die doppelte Buchführung umsteigen müssen. Fang daher von Anfang an strukturiert an – dann ist der Umstieg später kein Schock.
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Rechtliche Grundlagen
- Art. 957 Abs. 2 OR – Buchführungspflicht für Einzelfirmen
- Art. 931 OR – Handelsregisterpflicht ab CHF 100'000 Umsatz
- Art. 958f OR – Aufbewahrungspflicht (10 Jahre)
- MWSTG Art. 10 – MWST-Pflicht ab CHF 100'000 weltweitem Umsatz