So führe ich meine Buchhaltung als Einzelunternehmer – mein Workflow mit TaxEinfach

Sobald ich einem Kunden eine Rechnung schicke, lade ich sie gleichzeitig in TaxEinfach hoch. Das dauert 30 Sekunden und ich bin fertig. Ich klicke auf «Einnahme-Dokument hochladen», wähle meine PDF-Rechnung aus – und das war's. TaxEinfach speichert sie als unverknüpftes Einnahme-Dokument.

Genau gleich mache ich es, wenn ich selber eine Rechnung erhalte – ob per E-Mail als PDF oder per Post (dann fotografiere ich sie kurz ab). Ein Klick auf «Ausgabe-Dokument hochladen» und die Rechnung ist im System.

Der Schnellzugriff auf dem Dashboard – die zwei hervorgehobenen Felder nutze ich täglich.

Schritt 1 und 2 wiederhole ich immer dann, wenn eine Rechnung rein- oder rausgeht. In einem typischen Monat sind das bei mir 5–10 Dokumente. Da ich es sofort erledige – nicht am Ende des Monats – dauert es nie länger als eine Minute pro Beleg.

Am letzten oder ersten Tag des Monats logge ich mich in mein PostFinance Geschäftskonto ein und lade den Kontoauszug des vergangenen Monats herunter – als CAMT.053 XML-Datei. Das ist der Schweizer Bankstandard und PostFinance bietet ihn direkt an.

Diese Datei lade ich dann in TaxEinfach hoch unter «Kontoauszug hochladen». Die KI liest alle Kontobewegungen aus und zeigt sie mir als Vorschau – bevor ich sie definitiv importiere. So sehe ich sofort, ob alles stimmt.

Die KI liest den Kontoauszug aus und zeigt alle Bewegungen als Vorschau – erst dann importiere ich sie.

Jetzt kommt der eigentlich spannende Schritt: Ich öffne die Dokumentenübersicht und sehe alle Belege, die ich im Laufe des Monats hochgeladen habe. TaxEinfach zeigt mir sofort, welche bereits verknüpft sind – und welche noch offen sind.

Ein offenes Dokument ohne Bewegung bedeutet: Der Kunde hat noch nicht bezahlt. Eine Bewegung ohne Dokument heisst: Ich habe den Beleg noch nicht hochgeladen. So erkenne ich auf einen Blick, wo etwas fehlt – ohne Tabellen, ohne Suchen.

Das Verknüpfen geht schnell: Klick auf «Verknüpfen», TaxEinfach schlägt passende Bewegungen vor, ich wähle die richtige aus – fertig.

Gelb = offen, Grün = erledigt. So erkenne ich sofort, welche Rechnungen noch ausstehen.

Nach dem monatlichen Durchlauf schaue ich kurz aufs Dashboard. Dort sehe ich auf einen Blick, wie das Geschäftsjahr läuft: Total Einnahmen, Total Ausgaben, und wie mein Saldo im Vergleich zum Vorjahr aussieht. Keine Überraschungen am Jahresende mehr.

Das Dashboard zeigt mir auch, ob noch unverknüpfte Dokumente offen sind – als freundliche Erinnerung, falls ich etwas vergessen habe.

Das Dashboard zeigt Jahresstand und offene Punkte auf einen Blick.

Anfang Januar wiederhole ich den monatlichen Ablauf noch einmal für den Dezember. Dann öffne ich den Jahresbericht: TaxEinfach zeigt mir die vollständige Gewinnrechnung – Einnahmen, Ausgaben, Gewinn – aufgeteilt nach Kategorien. Mit einem Klick exportiere ich das als PDF und habe alles, was mein Treuhänder oder das Steueramt braucht.

Danach schliesse ich das Jahr ab und erstelle ein neues Steuerjahr – zwei Klicks, und ich starte frisch in das neue Jahr. Das alte Jahr bleibt archiviert und kann jederzeit wieder geöffnet werden.

Der Jahresbericht mit Gewinnrechnung und Kategorien – als PDF für Treuhänder oder Steuerbehörde.

Fazit: 30 Minuten pro Monat

Der ganze Workflow dauert bei mir im Schnitt 20–30 Minuten pro Monat. Dokumente direkt hochladen wenn sie kommen, einmal monatlich den Kontoauszug importieren und verknüpfen – das war's. Keine Stapel, keine Überraschungen, kein Stress im Januar.

Was mich am meisten überzeugt: Ich sehe jederzeit, welche Rechnungen noch offen sind. Nicht in einem separaten Tool, nicht in einem Excel – direkt in TaxEinfach, als Teil der Buchhaltung.